Как Apple, Google и другие компании сделали совещания эффективными

Совещания имеют плохую репутацию в современной бизнес среде. Над ними не подшучивает разве что ленивый, все остальные предпочитают тратить рабочее время... на работу.

Но есть и хорошие новости: на основе опыта, полученного компаниями рейтинга Fortune 500, был создан целый список новых правил эффективных совещаний. Вот три универсальных пункта:

  • Каждое собрание должно проводиться с определенной целью. Без четкого плана и целеполагания, потенциально продуктивные встречи легко превращаются в бессмысленные посиделки.

  • Сотрудники должны покидать совещание с конкретным планом действий. Менеджеры самых успешных компаний мира считают, что одна из главных задач летучки – побудить работников к определенному действию.

  • У совещания должны быть закрепленные временные рамки. Если время обсуждений не ограничено, скорее всего, оно будет потрачено на пустые разговоры.

Эти принципы – общие для большинства компаний, но у каждой из них есть свои собственные находки.

Apple

Пока Стив Джобс возглавлял компанию, менеджмент старался как можно тщательней придерживаться изначальной идеи стартапа, расширяя при этом свою сеть.

  • У каждого этапа проекта должно быть непосредственно ответственное лицо. Apple трепетно относится к ответственности за каждый рабочий процесс, поэтому на совещаниях во время обсуждения плана действий напротив каждого задания ставят имя того, кто отвечает за его выполнение.

  • Будьте готовы критиковать и подвергаться критике. Существуют десятки рассказов о том, как Стив Джобс доводил своих подчиненных до слез, расспрашивая их о проделанной работе. Необязательно действовать настолько агрессивно, однако каждый сотрудник должен уметь отстаивать свои идеи и решения, адекватно вопринимая критику.

Google

Вице-президент компании по бизнес-операциям Кристен Гил в своей статье на “Think With Google” описала, какие принципы совещаний актуальны для Google в рамках возвращения к певроначальным ценностям стартапа:

  • На каждом собрании должен быть назначен сотрудник, принимающий решения. Гил пишет, что такой подход позволил добавить более ста новых характеристик Google+ в течение 90 дней после запуска.

  • Не более десяти человек на совещании. На них должны присутствовать только те, кого непосредственно касается тема обсуждения.

  • Не надо дожидаться собрания, чтобы принять решение. Иначе бизнес становится заложником расписания. Если обсуждение все же необходимо, проведите совещание как можно скорее.

Reily

Эта компания, основанная в Новом Орлеане (США) и производящяя еду и напитки, интересна тем, что практикует метод «совещаний стоя» для всех сотрудников.

  • Ставьте совещания в одно и то же время. Так вы не будете нарушать рабочий ритм.

  • «Совещания стоя» – для общения, а не для принятия решений. Если вы регулярно вызываете свою команду на такую «линейку», вы решаете проблему недопонимания и отсутствия связи между отделами организации. Однако более детальные обсуждения должны проводиться в рамках локальных собраний.

Technically Media

Не такая широкомасштабная, но достаточно успешная компания, публикующая новости Филадельфии (США), постоянно работает над основами эффективности совещаний:

  • Во время мозгового штурма запрещается осуждать других. Главное – сфокусироваться на сути идей, прежде чем начать их критиковать.

  • Предлагайте решения, а не проблемы. Если у вас нет предложений по улучшению какой-то ситуации, не тратьте драгоценное время на ее обсуждение. Просто постарайтесь придумать решение до следующего раза, и тогда можете выносить его на общий суд.

  • Проверяйте «домашнее задание» с предыдущей встречи. Это не только освежит в памяти события прошлой недели, но и заставит сотрудников почувствовать себя ответственным.

Источник